【基本のキ】マンション理事会役員について分かりやすく解説。役職ごとのやるべき事とは？

はじめに

「次の役員はあなたです。」

突然そんなことを言われたら、びっくりしますよね。

ですけど、マンションの所有している人（区分所有者）には、必ずと言っていいほど付いてくるお仕事です。殆どのマンションでは『輪番表』をつくっていて、いつ、誰が役員になるのかが予め決まっていて、逃れられない宿命のような役割です。

殆どの人は、マンションについて「自分の部屋」のことしか知りませんし、マンションの建物全体のことや、設備や管理運営のことなんて、業界人でない限りほとんど知らないでしょう。

そんな人たちが「マンションの管理をしていく」となると、具体的に何をすればいいのか分からないでしょうし、何の予備知識のない自分が役員をやっていけるのか、不安に思う方も多いはずです。

でも、大丈夫！

この記事を見れば、その心のつかえが取れること請け合いです！

私、かわぐちろろがマンション管理フロントとして勤めてきた中で、実際にこのようなお声をたくさん頂戴しましたが、私がご案内した役員の皆さんは、理事会でも総会でも、何の不安もなくそつなくしていらっしゃいました。

管理業界10年以上のキャリアで得た知識と経験を、マンション管理士で現役フロントマンのかわぐちろろが、分かりやすくご紹介します。

これさえ読めば、

こうなること請け合いです。

この記事は、こんな人にオススメ！

• マンションの役員になったばかりの新人役員さん
• 建物や設備や管理について、よく分からないまま理事会に出席している理事長さん
• マンション管理会社に勤めて間もない新人の管理フロント社員
• マンション管理会社に入ろうと思ってる転職者や就活生
• マンション購入を検討しているが、マンション管理についてよく知らないビギナーオーナーの方

など、主にマンション管理について初心者な方向けに、かなり大まかに簡単にまとめてます。

長年管理組合運営に関わってきたベテラン役員さん、管理会社社員にはモノ足りない内容ですが、細かい規定や法律についてまで言及するとキリがないので、ざっくりと、初心者向けにお話しします。

理事会とは

まずは『理事会』について、すごーく簡単にご説明します。

理事会はマンション管理の『実行部隊』

理事会とは、一言で言えば「マンション管理の実行部隊」です。

なんてことをよく言われますが、半分当たってて半分間違ってます。

• 管理組合：マンションの管理を行うための大きなグループ
• 理事会　：その管理組合の代表者が集まった実行グループ
• 管理会社：マンション管理のために雇われたお手伝いさん

ざっくりと、こんな感じです。

会社に例えると

• 管理会社：会社そのもの。組織の大枠
• 理事会　：会社を実際に運営するために、社長・取締役・監査役など偉い人が話し合う役員会
• 管理会社：会社の事務要員＋経営コンサルタント的な専門家

　こんなイメージを持ってもらえると分かりやすいと思います。

ですので、『理事会』とは、管理組合を代表する『マンション管理の実行部隊』と言えます。

　ちなみに『管理会社』はというと、

　マンション管理は、お金の扱い、管理員さんの雇用、マンションの清掃、建物・設備のメンテナンスなど様々あり、ノウハウがない方が全てをこなすには、とてもじゃないけど荷が重い。

　そういうときに、専門家（管理会社）お金（管理委託費）を払って、自分たちの代わりにマンション管理を代行してもらう、という形を取っているというわけです。

見た目の上では「管理会社がマンションを管理してる」という風に見えますが、厳密に言うと、

「管理組合（理事会）に代わって、管理会社が、依頼を受けた内容（管理業務）を行っている」

というわけで、管理会社が直接マンションを管理しているわけじゃない、ということです。

理事会の役員ってどんな人たちがいるの？

　会社に取締役会があり「社長」「取締役」「監査役」がいるように、管理組合の理事会にも、それぞれ役職が与えられた人たちがいます。

　代表的な役職は以下のとおりです。

理事長：印鑑を押す人

理事長は、その名のとおり理事会の長で、『管理組合の代表者』です。

代表者ですので、マンションの火災保険や修繕工事などで業者さんとの契約するときや、管理費を預ける銀行の通帳の名義は理事長の名前を使い、『マンションかわぐち管理組合　理事長　かわぐちろろ』という具合になります。

会社に例えれば、まさに『代表取締役社長』という位置付けですね。

しかし、会社と決定的に違うことがあります。

それは、『理事長は【みんなで決めたこと】しかできない』ことです。

　会社では「ワンマン社長」がいて、社長のツルの一声で会社の重要案件が決まり、すぐさま会社全体が突き進んでいくシーンが（良い意味でも悪い意味でも）よくありますが、マンションの理事長は違います。

　理事長の職権（できること）は、基本的に

• 管理組合の総会で決まったことを実行する
• 理事会で決まったことを実行する

この２パターンぐらいで、理事長一人で判断して、誰のOKをもらうことなく勝手に実施していいことは（レアケースを除いて）ほとんどありません。

また、よく「理事長はマンションの代表なんだから、責任が重い」と言われますが、それは誤解です。

「みんな（管理組合や理事会）が決めたことを行うだけ」ですから、裏を返せば、「理事長一人の責任じゃない」ということが言えますよね。

役員で理事長になられた方は、「自分ひとりが責任を負わなきゃいけない」なんて思わず、肩の力を抜いて臨んでもらえればと思います。

副理事長：理事長の黒子

　副理事長は「理事長の補佐。病気や事故で業務ができなくなったときのピンチヒッター」です。

・・・以上です。

監事：お目付け役

　監事は「管理組合・理事会をチェックするお目付け役」です。

　理事長や他の理事が、

• 正体不明の業者を連れてきて、ほとんど中身を精査せず高額の工事を発注する
• 文房具や清掃道具を買うための小口現金を飲み食いに使って「これ払っといて」と手書き印なしの領収書を管理会社に押しつけて支払わせる
• あいつは気に入らないから理事会に呼ばないでおこう、と特定の役員を理事会に呼ばない
• 特に緊急事案でもなく、本当は総会決議が必要なのに、理事会で決めて進めてしまう

そんなめちゃくちゃな運用をしている理事会があれば、監事の特権『総会招集権』を使い、マンション全員に向かって理事の悪逆非道を公然のもとにさらし糾弾することができちゃいます。

また、監事は「監査人」という立場上、『理事会とは別組織』というくくりとなっています。

ですので、「理事」の立場で理事会に参加することはできない（話し合いの場には参加できるけど、理事会で物事を決めるとき『賛成／反対』の票を投じれない）ところが、もう一つの大きな違いです。

理事会の監査をする人がその理事会の運営に関与することができない、という仕組みは、当然と言えば当然ですよね。

理事：その他もろもろ

　その他、「会計担当理事」「施設管理担当理事」「防災担当理事」「植栽管理担当理事」「防犯担当理事」「生活マナー担当理事」「自転車担当理事」「修繕担当理事」「ペット担当理事」「夏祭り担当理事」など、様々な役割を与えられた理事がありますが、これはマンションごとに千差万別です。

　どんな役割があるのか、何をやらなければならないのかは、マンションごとのローカルルールで決まっています。

役職の決め方について

　役職の決定方法は、殆どの場合『互選（理事の間での話し合い）』で決めます。

　一部のマンションでは、「輪番表に役職まで決められている」「１年目の人は平理事、２年目の人は理事長」「これまで理事長になったことがない人から理事長を選ぶ」というようなローカルルールがある場合がありますが、殆どの場合が『互選』です。

　しかし、「私が理事長をする！」といって立候補をする人は稀なので、大抵の場合「推薦（という名の嫌な役職の押し付け合い）」か「クジ引き」が一般的です。

　ただ、『監事』は理事ではありませんので、『互選』で決めず、総会で個別に選任する必要があります。

一番「楽」できる役職は何？

恐らく殆どの方は、

と思われていると思います。

そんなあなたに、一番「楽」できる役職をお伝えしましょう。

それぞれの役職のお仕事内容と手間量

まずは、ごく一般的な理事会役員のお仕事内容をまとめました。

役職	お仕事内容
理事長	・理事会の招集、理事会の議事進行 ・総会の招集、総会の議事進行 ・理事長印／銀行届出印の保管 ・月次収支報告書の受領 ・各種届出書、施設使用契約書（自転車や車の駐車契約など）の署名押印 ・工事に関する必要書類の処理（発注書の署名押印や完了確認など） ・法定点検書面の署名押印　　（2021年から理事長印が必要なくなりました） （以下、他の理事や管理会社に任せる場合もあり） ・理事会／総会資料の作成 ・理事会／総会議事録の作成 ・法定点検書面の提出
副理事長	・理事長が事故・病気で理事長職ができなくなったときの代役
監事	・理事会/管理組合の業務の監査（具体的に何をどう監査するかは決まってない事が多い） ・年１回の定例総会の時に「監査報告」を行う。
その他理事	・それぞれ個別に役割が与えられてる場合あり 例） 会計担当理事：小口現金のチェック、請求書チェック 施設担当理事：点検/工事の仕上がり確認、業者との交渉 植栽担当理事：土いじり好きな方々の同好会の取りまとめ マナー担当理事：マナー啓発文の作成、見回り 防災担当理事：消防訓練の取り仕切り、防火管理業務

これを踏まえ、各役職の大変度をレベル分けしたのが↓のとおりです。

役職	特徴	大変度
理事長	なんだかんだでやる事がいっぱい！
副理事長	決まったやることが特にないけど、任期が複数年だと『次の理事長』をやらせられる可能性高
監事	「監査役」「理事ではない」という特徴から、基本的に理事会の仕事を振られることはない。
理事	特にやることが決められてないマンションなら、一番楽チン。ただしマンションごとに｢何の仕事がふられているか｣を確認要。以外に一番面倒な仕事があるかも・・・

こんなふうに、『監事』が一番楽なケースが多いです。

前述の『監事』の項目のとおり、監事は「お目付け役」という立場で、理事会/管理組合を監査する役目がありますが、一般的なマンションでは、ごくごく一般的な注意を払う程度で十分と言われていますし、よほどのことがない限り監事が前面に立ってマンションを監査するようなシーンは本当にまれです。

　しかも監事は「監事は理事会を監査する立場だから、理事会の活動には直接か関われない」と言ってしまえば理事会の仕事を免れることができる（かも）しれません。

ただ、監事が「総会で決定する」というルール上、上手く自分が監事になれない場合が考えられます。

その際は、それぞれの役職のやることやローカルルールを聞いたうえ、「副理事長は次期理事長になることが条件ではない」「理事は特にやることない（あっても楽そう）」なんて事を確認し、一番楽そうなものに立候補することをお勧めします。

まとめ！

以上、役員のそれぞれの役割、特徴、具体的なお仕事内容から、裏話として「一番楽な仕事」をご紹介してきました。

たしかに役員のお仕事は面倒です。

自分の家のこととはいえ、リアル仕事と並行に役員活動というボランティアに従事すると考えると、とても憂鬱になりますよね。

ただ、自分の暮らす家をより良くすること、自分のマンションがどんな特徴があり、どんな運用がなされているか、それを知るいい機会だと思います。

管理会社を上手く付き合うことで、もっと合理的に、楽に事を進めることもできると思いますので、もし思い悩んだら、管理会社の担当フロントが力になってくれると思いますので、気軽にご相談してくださいね。

ではこの辺で

かわぐちろろでした。

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