【コピペで終わる】マンション理事会議事録の書き方紹介【無料ひな形もアリ】

理事会や総会が終わった後に必ず作成する「議事録」

議事録は管理組合の議事の記録のほか、場合によっては裁判の証拠書類にもなるほど非常に重要な位置づけです。

が、とはいえ、毎回作るのにかなりの時間がかかり骨が折れる。

そもそも何をどう書けばいいのか分からず、過去の議事録を基に、それっぽく書いている人も多いのではないでしょうか。

今回の記事は、議事録の書き方やコツ、時間短縮術のほか、【コピペすれば作り終わる】という雛形のデータもご用意しています。

それでは、どうぞ！

はじめに

理事会が終わって束の間、色々な話が交わされて、宿題をもらった管理会社の担当フロント社員。

でも、まず手始めにやらなきゃならないのが、

そう、「議事録作り」

特に管理フロントになったばかりの人たちは、こんな事で悩んではいないでしょうか。

私もこの業界に入ってから、人生で初めて『議事録』なるものを作りましたが、最初書くのに３日もかかり、先輩社員から「おまぇ何しとるの？」と言われたものです。

ですが、ご安心ください！

今回の記事では、議事録作成でのこれらの悩みを解決する術をご紹介します。

（面倒くさい）議事録作成も、コツさえつかめばものの３０分そこらで作れるようになります。

この記事はこんな人にオススメ

この記事は

こんな方にオススメです。

管理会社フロントの書記にして必須スキルといえる『議事録作成』

議事録は、理事会や総会が終わった際に必ず作成するものですが、存外手間がかかり、後回しになりがち。

で、気づいたときには作らなきゃいけない議事録を何個も溜めこみ、中には１ヶ月以上前のものまで残っている始末。

そんなことでは

なんて言われて当然です。

『議事録』はマンション理事会・総会に限らず会社の会議でも作るものでして、大抵の場合、新入社員が作らされますが、何をどう書けばいいか～～、などなど、同じ悩みを抱えることでしょう。

ただ、この記事を読んで実践すれば、

こんな特典が見込めます。

仕事の効率化が図れれば、それだけ余暇時間を増やせて、他の仕事に回せたり、帰宅時間も早められる。

なにより「そんなに時間をかけなくてもいい」と自分自身で認識することで、「議事録は面倒なので後回しにしよう」という気持ちが薄くなり、議事録を溜めこむなんて愚行をしなくなりますよ。

なんて小言、誰しも言われたくないですよね。

この記事を読んで、少しでも仕事の効率化が図れれば幸いです。

おまけとして、記事の最後に「議事録のひな形」の無料データもご用意していますので必見です。

それでは、どうぞ！

『議事録の書き方』の結論

簡単に結論をまとめると、

このようになります。

議事録を書く一番の目的は『決まった結果を関係者全員と共有すること』です。

その目的を果たすためどう書けばいいのか。その内容について細かく見ていきましょう。

議事録の書き方

議事録を作るにあたって、いくつか注意点があります。

これらを守らないと、せっかく作った議事録も役に立たない文書となり下がってしまいますので、よくよくご留意ください。

議事録とは(目的と心構え)

議事録とは、一般的に「会議の議事（内容）を記録に残すため」を目的に作ります。

これをかみ砕いて具体的に挙げると、

このようになります。

議事録は、単純に『記録を文書に起こす』だけではありません。

後から読んで「会議で何が決まったか」や「これから何をしないといけないか」を、会議に出席してない人にもちゃんと正確に伝えられる内容でなければ、議事録として意味をなしません。

そのことをちゃんと意識して作るようにしましょう。

書く内容

議事録の書く内容について、マンションの標準管理規約にはこう書かれています。

（議事録の作成、保管等）第４９条　第２項

議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する２名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

国土交通省　マンション標準管理規約（単棟型）より引用

「議事の経過」とは、『議論の概要』

「その結果」とは、『議論の中で出した決定事項』を指します。

先述したとおり、議事録は『会議に出席していない人にも分かるように書く』ことが求められるため、余計なことは省きできるだけ分かりやすく簡素に書く必要があります。

書き方の良い例・悪い例

議事録の作成例について、具体例を挙げてみます。

・・・なんかごちゃごちゃしてよく分かりませんよね。

議事録は『簡素に』『分かりやすく』をモットーに、このように書くことをお勧めします

――っと、このように

この３点を、簡素に、分かりやすく、具体的に書くのがポイントです。

なお、この書く内容は『理事会レジュメをコピペするだけ』で簡単に作れてしまいます。

レジュメを作っている方は迷う余地はほぼないでしょうね。

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やってはならないこと３選

議事録は、『簡素に、分かりやすく、具体的に書くのがポイント』とお伝えしましたが、作るにあたっていくつか注意点があります。

『やってはならないこと』は次の３つです。

①『テープ起こし』でないことに留意

よく「●●さんが ▲▲と言った」というような発言録まで付ける議事録があります。

しかし議事録を書く一番の目的は『決まった結果を関係者全員と共有すること』ですので、誰が何を言ったかまで全て記録に残す必要はありません。

何度もお伝えしてますが、議事録は『簡素に』『分かりやすく』が作成時のモットーです。

まるで『テープ起こし』のような記録の残し方は好ましくありませんので、記録として残すのは、結果に直接結び付く重要な発言に限定するように心がけましょう。

②小説のように長く書かない

長い文章だと、何が重要で、何を伝えないかもボヤけてしまいますし、読むのも疲れます。

小説のように一文を長くせず、簡単に一行ずつ書いていくイメージで書き進めるのがポイントです。

③「ですます」調でなく「だ、である」調で

「～～～です」「～～します」というような「ですます調」は、手紙や送り状などではよく使いますが、議事録はあくまで「記録簿」「備忘録」としての機能を目的にしていますので、「ですます調」は相応しくありません。

「～～～だ。」「～～～である。」「～～することとした。」というような「だ・である調」に揃えましょう。

議事録は『鮮度』が命

議事録は『鮮度』が命。つまり、会議が終わり次第、できるだけ早く書きあげましょう。

これまで何度も紹介していますが、議事録を書く一番の目的は『決まった結果を関係者全員と共有すること』です。

決まった結果を共有するためには、参加者の記憶が新しいうちに、その内容を備忘録としてしたため、内容に間違いがないかを確認してもらう必要があります。

しかし、人は「忘れる生き物」です。

以下のとおり、人は一般的に１日で75％もの内容を忘れると言われています。

そんな「忘れる生き物」を相手に備忘録を作るのですから、より早く仕上げることが求められますので、できるだけ早めに仕上げて関係者に共有するよう心がけましょう。

ひな形を無料ダウンロード

――っと思われている方向けに、議事録のひな型をご用意しました。

マンション理事会をベースに作っていますので、初めて議事録を作る方、書き方に迷われている方は、このひな形を丸ごとコピペすればすぐに使えますので、よろしければご利用ください。

まとめ！

議事録作成で心掛けることは次のとおりです。

議事録は『会議に出席していない人にも分かるように書く』ことが求められるため、余計なことは省きできるだけ分かりやすく簡素に書く必要があります。

この３点を箇条書き風でも良いので簡単に書くようにし

この３点に陥らないよう心がけましょう。

ではこのへんで。かわぐちろろでした。

かわぐちろろ の【ろろ余談】