会議をする時、主催者、出席者共に何を話し合うのかいまいち分からず進めづらい～なんて事がないように準備するのが「レジュメ」。
ただ、皆さんはそのレジュメ、どうやって作ってますか？
殆どの方は、どうやって作るのかよく分からず、テキトーに題目だけ書いて済ませてませんか？
そんなあなたに今回は「レジュメの書き方」について、詳しくご紹介します。
ここではレジュメを「議事次第・議事の概略」という意味で使ってます。
はじめに
おはよーございます！ 今日も理事会よろしくです！
はい、おはようございます。ところで今日は何を話し合うの？
議題っスか？ コレっす！
（書類の山をドサドサドサッ）
ちょっ…！ こんなに！？ どんだけあるのかしら
えーっと、会計関係が１枚目で、修理関係が別冊に４項目あって、それから・・・
なんかゴチャゴチャしててよく分からないわね。簡単にまとめておいてほしいわ
マンション管理組合では年に数回（多いところでは毎月）理事会が開かれます。
大抵の管理組合では、管理会社に理事会の資料を用意してもらい、その時々で必要な議題や、時には管理会社からの提案内容を審議することでしょう。
しかし、参加されている役員の皆さんはその会議の中で
- 何だか資料が分かり辛いなぁ
- 言われることは分かるけど、全体が把握し辛いなぁ
など、会議にやり辛さを覚えていたりしませんか？
そういう場合、往々にして「会議のレジュメを作っていない」または「レジュメがあっても要領を得ない」など、会議の取っ掛かりとなる「レジュメ」がちゃんとできていない場合が多いです。
一方、管理会社フロント社員の方も
- 説明しても毎回のれんに腕押し状態で、私の話を分かってもらえてない気がするなぁ…
- レジュメ作れって言われたけど、具体的にどう作ればいいんだろう…
なんて思っている人も多いのではないでしょうか。
レジュメの書き方は何も決まりがなく自由書式。
自由だからこそ、逆に何をどう書けばいいか迷ってしまいますし、そこに「分かりやすさ」や「簡潔さ」、加えて相手へ必要性やメリット・デメリットを伝える「訴求力」まで求められるのだから、作り方に迷うのは当然です。
ですが、ご安心ください！
長年管理業界に身を置き、色々な管理組合・理事会とお付き合いしてきた私が、いろんな試行錯誤を経てたどり着いたレジュメの作り方のコツやポイントをご紹介します。
この記事はこんな人にオススメ
この記事はこんな方にオススメです。
- レジュメの書き方が良く分からない管理会社のフロント担当の方
- 管理会社に「レジュメつくって」と言っても、しっくりくるレジュメを作ってもらえずやきもきしているマンション理事会の役員さん
これを読んで実践すれば、理事会資料を作るのに迷いがなくなるほか、いざ理事会でも、決定権のある役員の理解が進めば、おのずと話が進むスピードが速まり、無駄な時間、無駄な会議を繰り返すことは少なくなること請け合いです。
併せて、前回の記事同様、今回もサンプルのひな型をご用意しました。
こちらをそのままコピペするだけでそれなりのレジュメをすぐ作れますので、ますます業務効率とスピードアップが図れるでしょう。
マンション理事会での話し合いをよりスムーズに。
管理会社フロントの負担をより軽くしスピーディに。
そんな皆さんの仕事の助けになればと思い、この記事を作りました。
それでは、どうぞ！
『レジュメの作り方』の結論
簡単に結論をまとめると、
このようになります。
前回記事「議事録の作り方」にリンクする記事なので、併せて▼コチラ▼の記事をご覧ください。
それでは内容について、細かく見ていきましょう。
レジュメの作り方について
理事会レジュメを作るにあたり、心得ておかなければならないこと、作る際のポイントがいくつかあります。
具体的に見ていきましょう。
レジュメとは（作る意味を理解する）
『レジュメ』の意味は次のとおりです。
レジュメ
要約。概要。特に、研究発表・講演などの要旨を印刷したもの。
Oxford Languages and Google
その意味のとおり、レジュメとは『議事の概要』を記したものです。
では、なぜ議事の資料本体とは別に、概要を用意しなければならないのか分かりますか？
それは、『段階的に情報提供することで、相手の理解を深めていきやすくなる』という効果があるからです。
段階を踏んだ情報伝達がいかに理解を深化しやすいか、具体的に例を挙げてみましょう。
【例①】内容を一気に説明する
審議する議題は２つです。
先週３階で水漏れがあり、緊急対応業者で対応をしましたが、完全には直りませんでした。ですので応急処置だけして今に至ります。ただ、放置するとまた水漏れして下階に被害が及ぶ恐れがあるので、早急に修理が必要ですが、費用がおよそ３０万円程かかることと、実施までに１週間程度時間が借ります。費用の大小が気になりますが、相見積を用意したらさらに時間がかかるので、被害の拡大を考えるとお勧めしません。二次対応を同業者で手配して良いか検討願います。
次に植栽に虫が湧いていて困っていると居住者から連絡があり、調査するとチャドクガの幼虫がかなり湧いていました。出入りしている植栽業者に依頼すると、特別対応のため無償対応は難しく５万円程度で対応してもらえるそうですが、その分の予算をとっていないので、予備費をから捻出する方法がありますがよいでしょうか。
これらについて審議をお願いします。
【例②】内容を「大分別」「小分別」に分けて説明する
審議する議題は
（１）水漏れ対応について
[審議事項]
・二次対応を同業者で手配して良いか
（２）植栽にチャドクガ発生について
[審議事項]
・チャドクガ対応を業者に依頼して良いか
・予算超過のため予備費から捻出して良いか
この２つです。
内容を補足すると
（１）の内容
・先週３階で水漏れ発生（応急処置済み）
・修理未完了で二次対応が必要（費用は概算30万円）
・緊急性が高く、相見積の手配は推奨しない
（２）の内容
・居住者の連絡から植栽にチャドクガ発生を確認
・植栽業者対応は有償（約５万円）
以上です。
この内容について審議をお願いします。
【例①】【例②】とも同じ内容を伝えていますが、分かりやすさがだいぶ違いますね。
【例①】のように冒頭から一気に１から１０まで説明されては、情報過多で頭の中で処理しきれません。
対して【例②】では、予め話す内容と審議する概要を先に伝え、後から内容を補足する方法だと、頭の中が整理され、理解しやすくなります。
レジュメはこの「議題の概略（議題のインデックス、まず最初に認識してもらいたい議事の柱）を作るツール」としての機能があるのです。
【審議事項】【報告事項】に大別しよう
理事会に限らず、会議では概ね【審議する内容】と【報告（連絡）事項】に分けられます。
それぞれをごちゃ混ぜに並べていると、レジュメ自体が整然とせず纏め辛くなってしまいますので、作る際は
【審議事項】
（１）～～～～について
（２）～～～について
【報告事項】
（１）～～～に関する報告
（２）～～～～の報告
という具合に、【審議事項】【報告事項】とカテゴリを分けるようにしましょう。
こうすれば見た目もきれいになってまとめやすくなるよ！
レジュメは「タイトルと論点」だけ
冒頭でもお伝えしたとおり、 レジュメとは『議事の概要』を記したものです。
あまり欲張って多くのことを書いてしまうと、「そもそもの議題は何なのか」「何を審議する必要があるのか」という『最初に認識してもらいたい議事の柱』が分かり辛くなってしまいます。
従ってレジュメに各内容は概略のみとし
- 議事のタイトル
- 【審議事項の場合】決めなきゃいけないこと
【報告事項の場合】要点のみ
この２点だけに絞ることをお勧めします。
本のタイトルとあらすじだけ載せていくだけのイメージでOKだよ
後の議事録作成を見据えて作ろう
せっかくレジュメを作るんですから、その労力を別のところでも活用したい。そう思われている人も多いのではないでしょうか。
マンション理事会に限らず、会議の後には必ず『議事録作成』が業務としてくっついてきます。
ですので、作るレジュメは「議事録にも転用できるような書き方」にしましょう。
具体的には次のとおりです。
第１０期 第２回理事会
【審議事項】
１．漏水対応について（※詳細は別添資料 P３参照）
３階で発生した漏水の補修について検討願います。
・二次対応の補修費用の確認と実施の是非
・相見積の取得の是非
２．害虫発生について（※詳細は別添資料 P７参照）
植栽業者による害虫対応について検討願います。
・害虫対応費用の確認と実施の是非
【報告事項】（※別添資料 P１０参照）
１．会計報告
２．管理員報告
３．その他報告事項
以上
こんな具合にシンプルにまとめ、詳細は『別添資料参照』と書いて別の資料に誘導する方法にすれば
- 冒頭で概要を認識する
- 詳細を個別に確認する
というふうな段階を追った説明資料を作ることができます。
箇条書きで書いてくだけで、それっぽくなるよ！
ひな形を無料ダウンロード
要するにどう書きゃいいんだよー！
――っと思われている方向けに、レジュメのひな型をご用意しました。
マンション理事会をベースに作っていますので、初めてレジュメを作る方、書き方に迷われている方は、このひな形を丸ごとコピペすればすぐに使えますので、よろしければご利用ください。
まとめ！
レジュメ作りのポイントは次のとおりです。
レジュメはその意味のとおり、レジュメとは『議事の概要』を記したものです。
作るにあたっては、『段階的に情報提供することで、相手の理解を深めていきやすくなる』という効果がレジュメにはあることを意識する必要があります。
従ってレジュメに各内容は概略のみとし
- 議事のタイトル
- 【審議事項の場合】決めなきゃいけないこと
【報告事項の場合】要点のみ
この２点だけに絞って書くだけでOKです。
具体的な書き方に迷った際は、「理事会レジュメひな形」をそのままコピペすれば、迷わず作ることができますので、お役立て下さい。
ではこのへんで。かわぐちろろでした。
かわぐちろろ の【ろろ余談】
レジュメを作っておけば、議事録作りのスピードアップにもつながりますよ
