会社や協力業者、クライアントやエンドユーザーのお客様から頼まれたこと、
アナタは全部覚えてますか？
全部依頼どおり納期をこなせてますか？
うまくスケジュールを組めてますか？
仕事のやりくりできてますか？
「仕事ができない人」というのは、仕事の成果のほかにも、そんな『仕事のやりくりがうまくいかない人』のことが多いのではないでしょうか。
この記事では社会人なりたての方、仕事がうまく回らない人向けに「やることリスト」のまとめ方をご紹介します。
はじめに
仕事をやってもやっても終わらない。なんでこんなに捗らないんだ！？
おつかれしたー！ 定時なんでもう上がりゃーっす！
ちょっ、おま…っ！ なんでこんなに早く帰れんだ！？
えー？ だって今日の仕事はもう終わったんで帰るんスよ
２日後のアレ！ あの仕事はどうなった？ やらずに帰っていいのか！？
アレは明日やるって決めてるんで、今はやらなくていいんスよ。じゃ、ボクは帰ってネトゲしたいんで、お先っス！
これは、私の勤めていた会社で実際によく見かけた光景です。
『激務』と呼ばれて久しいマンション管理業界。
当時私も例にもれず、日々の仕事に追われて残業三昧の日々を送っていました。
ただその中にあっても、毎日ほぼ定時で帰る猛者（モサ）が一定数いるのも事実です。
なんでそんなに早く帰れるんだーっ！？
と叫びたくなりますよね。
これまで私も仕事の効率化や時短、労働時間の短縮に苦心した経験があります。
ですが、ご安心ください！
この記事を読めば、どんなスケジュール管理をしているのか、仕事の時短や効率化について、かなり高い再現性で実現できるようになります。
今回の記事は、１０年以上管理業界に身を置く私が体験として身に付けた秘策をお教えします。
この記事はこんな人にオススメ
この記事は「やることリスト」を徹底的に活用することで仕事効率化を進め、「同じ仕事でも楽に進められるようになる」ことを目指しています。
ですので、
- 何から手をつけたらいいのか、仕事の整理がうまくいかない方
- やらなきゃいけない仕事をよく忘れるダメな方
- 残業続きで仕事が回らない、休みが取れない社会人の方
- 時々、今何をしなきゃいけないのか分からなくなる方
こんな方にオススメです。
管理会社フロントだけでなく、一般の社会人の方、特に社会人１～２年目で徐々に任される仕事が多くなってきだした方には、具体的な改善策の参考になると思います。
これを読んで実践すれば、
- 頼まれごとを忘れず、期限を守れる社会人になれる。
- 今やらなきゃいけないことが整理できる。
- 自分の仕事をコントロールできるようになって休みがとりやすくなる。
など、全体スケジュールを制御することで自分の仕事を効率的にこなせるようになり、
ゆくゆくは会社やお客さんからの信頼を勝ち取り、より仕事がやりやすくなる、という好循環を生み出せるようになるでしょう。
それでは、どうぞ！
『やることリストのまとめ方』の結論
簡単に結論をまとめると、
このようになります。
なんだ結局Google様とケータイアプリか、つまらん
と思うことなかれ。
今回は、実際の仕事にあてはめて、登録の仕方や活用方法を超具体的に解説していきます。
ToDoリスト（やることリスト）整理法
仕事の進め方、それぞれの仕事内容の進捗管理、全体のスケジュールの把握。
「やることリスト」を整理することは、これらを細分化した内容に他なりません。
ですので、「やることリスト」をどう整理しているかが『仕事の精度』に直結すると言っても過言ではありません。
今、ご自身で『やることリスト』を作ってますか？
作っている方は、どんなやり方をしていますか？
「やることリスト」をどう活用していくか、どんな作り方をすればいいのか、具体的に見ていきましょう。
やることリストに必須要素４選
「やることリスト」は、ただ「やらなきゃいけないことを書けばいい」というものではありません。
ちゃんと仕事に活用できるようなリストにするためには、次の４つの要素が必要です。
順番に見ていきましょう。
| いつでも見たりメモできるか |
| 「やること」は、いつ何時降って湧いてくるか分かりません。 ・会議中に頼まれごとをされた ・電話で追加の依頼が来た ・昼休憩中に声を掛けられて ・夜中にショートメールで などなど挙げればきりがありません。 そんなとき、忘れないうちに、いつでもすぐにメモできることが求められます。 「メモすること自体を忘れた」 「メモしなきゃいけないことを忘れた」 なんてことを防げます。 |
| どこでも見たりメモできるか |
| 日々のスケジュール調整や、今後のスケジュールの見直しをするとき、あるいは追加のやることができて、今のやることとの調整を行うとき「今日やること」「明日やること」をすぐにチェックできれば便利です。 仕事中以外でも、電車の中、待ち時間、休憩中など、スキマ時間をに見ることができれば、常に最新情報を自分の頭にインプットでき、『次の行動』を取りやすくなりることで、余計なタイムラグを防ぐことができます。 |
| 手軽に見たりメモできるか |
| いくら機能が充実したリストでも、手軽に使えなければ、次第に使わなくなるのが人の性（サガ）。 使えないツールに意味はありません。 １．ツールを取り出す ２．メモる 以上！ これくらいスッと出せてバッとメモれる手軽さがないと、毎日使い続けることはしないでしょう。 メモすること自体が余計な仕事と化さないためにも、最低限の動きで事をなせる手軽さが必須です。 |
| 一目で全体スケジュールを把握できるか |
| いつでも、どこでも使える手軽なツールがあったとしても、スケジュール管理をするには、スケジュール全体（スタートからゴールまで）を俯瞰できるような作りが求められます。 それも複数の依頼内容を同時並行でこなしていくためには、どう「やること」をこなしていくか、どこにどんな「やること」を配置して時間配分をしていくかを考えていく必要があるでしょう。 スケジュールの配分や、「やること」を配置できる空き時間を確認するために、カレンダーに書き込むイメージがベストです。 |
以上を踏まえ、「やることリスト」を使っている方は見直してみてください。
アナタが使っている「やることリスト」
この４点を満たすやり方かどうかを考えたことはありますか？
今の管理法を見直そう
前述の４点を踏まえ、具体的な管理方法を見ていきましょう。
恐らく大半の人が次のとおりのやり方を取っていると思います。
- 特に作ってない（記憶ベース）
- ノートやメモ帳などの備忘録
- 付箋をぺたぺた
- エクセルなどで作った期限管理の台帳
- スケジュールアプリで登録
このやり方は（１は論外として）、かなり手軽に整理できるので、慣れればどれも使い勝手の良いツールだと思います。
ですが②～④は、使い勝手が良い半面『仕事の管理』『スケジュールの全体の俯瞰』という側面から、かなりのデメリットがあり、「仕事効率化」をしようとした時に足かせとなってしまいます。
| 管理方法 | いつでも | どこでも | 手軽に | 一目で | 【評価】 |
| 記憶ベース | △ | ○ | ○ | × | × |
| 付箋ぺたぺた | × | × | ○ | △ | × |
| 備忘録ノート | △ | △ | △ | △ | △ |
| 管理台帳 | △ | △ | ○ | ○ | ○ |
| スケジュールアプリ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
「記憶ベース」は、「どこでも」「手軽に」情報が書き込み（覚える）引き出す（思い出す）ことができますが、忘れるリスクや、他の仕事と並行して全体のスケジュールを俯瞰することは困難なので【×】
人の記憶を過信しないように！
「付箋貼り」は、確かに「手軽」にメモして机に貼り、終われば付箋を剥がすと、しごく簡単な管理ができますが、付箋を貼ってる場所に行かないと内容をチェックや付箋の追加もできない上、全体のスケジュール感を把握するには困難。そのうえ付箋が吹っ飛ぶリスクが高いので【×】
書類の整理をしてる最中に付箋が紛れてどこかに飛んで行ったり、誰かのいたずらで付箋を剥ぎ取られたりしたら目も当てられないね。
「備忘録ノート」は、ノートさえ持ち運べば「いつでも」「どこでも」「手軽に」メモしたりできますが、かさばりますし、よほどきれいに整然とまとめないといけません。また、書き込んだ内容を消したり修正したりするときに手間なうえ、他の仕事と並行して全体のスケジュールを俯瞰するのは、よほどノートの書きこむ方法を作りこまないと、長期的な運用は困難と考えられますので、全体的に【△】
いつも鉛筆と消しゴムを持ち歩くつもりかい？
「自作の管理台帳」は、作りこみによっては「手軽に」「一目で」やること管理ができるでしょう。ですが、電車での移動中や休憩時間、帰宅後の余暇などで、すぐにパッと出せて眺めることができますでしょうか。
そういった「いつでも」「どこでも」という利便性が欠けているため【△】
その管理台帳を作るだけでも、結構なひと仕事よね。
そして、最後に残った「スケジュールアプリでの管理」が、最も適切で有効な管理ツールです。
長くなりましたので、いったんここで終わります。
ではこのへんで。かわぐちろろでした。
マンション管理士かわぐちろろ の【ろろ余談】
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